Zo werkt goederenontvangst
Van binnenkomst en controle tot registratie en opslag van je voorraad.
Hoe werkt de goederenontvangst van je voorraad bij een fulfilmentpartner?
Je voorraad is onderweg naar een fulfilmentpartner, maar wat gebeurt er precies zodra de goederen daar aankomen? Een goede goederenontvangst bij fulfilment is veel meer dan alleen dozen aannemen en in een magazijn zetten. De levering wordt gecontroleerd, geregistreerd en op de juiste opslaglocatie geplaatst. Daarbij moeten aantallen, artikelgegevens, SKU’s en barcodes kloppen. Gaat er bij de inslag iets mis, dan kan dat later zorgen voor voorraadverschillen, vertragingen of verkeerde bestellingen. Daarom begint betrouwbaar fulfilment al bij de eerste ontvangst van je voorraad.
In deze blog lees je stap voor stap hoe goederenontvangst werkt, welke controles belangrijk zijn en wat je zelf kunt doen om de inslag snel en soepel te laten verlopen.
Wat is goederenontvangst bij fulfilment?
Goederenontvangst is het moment waarop jouw producten bij een fulfilmentpartner binnenkomen. In de logistiek wordt dit ook wel inslag genoemd. Het is de eerste praktische stap van het fulfilmentproces en vormt de basis voor een betrouwbare voorraadadministratie.
Bij binnenkomst wordt de levering ontvangen en gekoppeld aan de vooraf aangemelde voorraad. Vervolgens wordt gecontroleerd of de juiste artikelen en aantallen zijn geleverd en of er zichtbare beschadigingen of andere afwijkingen zijn. Daarna worden de producten geregistreerd in het voorraadsysteem en klaargezet voor opslag.
Een zorgvuldige goederenontvangst is belangrijk, omdat fouten bij de inslag later kunnen leiden tot voorraadverschillen, verkeerde bestellingen of onverwachte vertraging. Pas wanneer de ontvangen producten correct zijn verwerkt, kunnen ze beschikbaar worden gemaakt voor nieuwe orders.
Hoe bereid je de aanlevering van je voorraad goed voor?
Een snelle goederenontvangst begint al voordat de voorraad bij de fulfilmentpartner aankomt. Hoe beter een levering is voorbereid, hoe kleiner de kans op vertraging, extra controlewerk of fouten in de voorraadregistratie.
Het is belangrijk dat vooraf duidelijk is welke producten worden geleverd, in welke aantallen en op welke manier. Meestal gebeurt dit met een vooraanmelding of pakbon waarop de artikelnummers, SKU’s en aantallen staan. De gegevens op deze documenten moeten overeenkomen met de fysieke levering.
Ook de verpakking speelt een rol. Dozen en pallets moeten stevig, overzichtelijk en duidelijk gelabeld zijn. Artikelen met verschillende SKU’s kunnen het beste van elkaar gescheiden worden aangeleverd. Hierdoor kan de fulfilmentpartner sneller tellen, controleren en registreren.
Let daarnaast op de volgende punten:
- gebruik correcte en goed leesbare barcodes;
- vermeld het aantal dozen of pallets;
- geef vooraf aan wanneer de levering wordt verwacht;
- meld bijzonderheden, zoals breekbare producten, houdbaarheidsdata of batchnummers;
- voorkom dat verschillende artikelen zonder duidelijke scheiding door elkaar liggen.
Een netjes aangemelde en georganiseerde levering verkort de verwerkingstijd. Daardoor kan de voorraad sneller worden ingeboekt. Waardoor het sneller beschikbaar is voor openstaande bestellingen.
Hoe worden goederen ontvangen, gecontroleerd en geregistreerd?
Zodra de voorraad aankomt, wordt de levering gecontroleerd aan de hand van de vooraanmelding of pakbon. Daarbij wordt gekeken of de juiste dozen, pallets, artikelen en aantallen zijn geleverd.
Vervolgens worden de producten gecontroleerd op zichtbare schade en op gegevens zoals SKU’s, barcodes en artikelomschrijvingen. Daarna worden de ontvangen aantallen geregistreerd in het voorraadsysteem.
De fysieke en digitale voorraad moeten daarbij exact overeenkomen. Een goede controle bij binnenkomst voorkomt dat fouten pas tijdens het orderpicken worden ontdekt. Zo blijft de voorraad betrouwbaar en kan deze sneller beschikbaar worden gemaakt voor bestellingen.
Wat gebeurt er bij schade, tekorten of andere afwijkingen?
Blijkt bij de controle dat producten beschadigd zijn, aantallen niet kloppen of artikelen ontbreken, dan wordt dit als afwijking geregistreerd. De fulfilmentpartner legt vast wat er is aangetroffen en koppelt dit terug aan de klant.
Afhankelijk van de afspraken worden beschadigde producten apart gezet, foto’s gemaakt of aantallen gecorrigeerd in het voorraadsysteem. Ook kan worden afgesproken dat goederen niet direct verkoopbaar worden gemaakt totdat duidelijk is wat ermee moet gebeuren.
Door afwijkingen meteen bij binnenkomst vast te leggen, blijft de voorraad betrouwbaar en is later duidelijk waar een verschil is ontstaan.
Hoe wordt je voorraad opgeslagen en beschikbaar gemaakt?
Na de controle en registratie krijgt ieder product een passende opslaglocatie. Dat kan bijvoorbeeld een palletplaats, legbord of kleinere picklocatie zijn. De keuze hangt af van het formaat, de voorraadhoeveelheid en hoe vaak een artikel wordt besteld.
De opslaglocatie wordt gekoppeld aan het voorraadsysteem. Daardoor is duidelijk waar ieder artikel ligt en hoeveel voorraad beschikbaar is. Zodra de inslag volledig is verwerkt, kunnen de producten worden vrijgegeven voor bestellingen.
Een logische opslagindeling maakt het orderpicken sneller en verkleint de kans op fouten. Vooral bij veel verschillende artikelen is een goede locatiekeuze belangrijk.
Hoe voorkom je vertraging en extra inslagkosten?
Vertraging ontstaat vaak doordat leveringen niet goed zijn aangemeld, labels ontbreken of aantallen niet overeenkomen met de pakbon. Ook gemengde dozen met verschillende artikelen kunnen extra controlewerk veroorzaken.
Zorg daarom voor duidelijke barcodes, correcte artikelgegevens en een overzichtelijke verpakking. Meld de levering vooraf aan en geef bijzonderheden tijdig door. Denk bijvoorbeeld aan breekbare producten, batchnummers of houdbaarheidsdata.
Hoe beter de voorraad wordt aangeleverd, hoe sneller deze kan worden gecontroleerd, geregistreerd en opgeslagen. Dat voorkomt onnodig handwerk, extra kosten en vertraging voordat de producten beschikbaar zijn voor bestellingen.
Conclusie
Een goede goederenontvangst bij fulfilment begint met een duidelijke vooraanmelding en een overzichtelijke levering. Daarna worden de goederen gecontroleerd, geregistreerd en op de juiste opslaglocatie geplaatst. Eventuele schade, tekorten of andere afwijkingen worden direct vastgelegd, zodat de voorraadadministratie betrouwbaar blijft.
Hoe beter de voorraad wordt aangeleverd, hoe sneller deze beschikbaar is voor bestellingen en hoe kleiner de kans op extra werk of onverwachte kosten. Bij Erenpack zorgen we voor een zorgvuldige verwerking en duidelijke afstemming, zodat je precies weet waar je voorraad staat en wanneer deze inzetbaar is
Benieuwd wat we voor je uitgeverij kunnen betekenen?
Veelgestelde vragen
Goederenontvangst is het ontvangen en controleren van de levering. Inslag omvat daarnaast ook het registreren en opslaan van de voorraad.
Dat hangt af van de omvang, aanlevering en eventuele afwijkingen. Bij Erenpack kan een goed voorbereide levering meestal binnen 1 a 2 werkdagen volledig verwerkt zijn.
Ondanks dat het niet een verplichting is, is het wel wenselijk. Een duidelijke barcode maakt controle, registratie en orderverwerking sneller en verkleint de kans op fouten.
Ja, dat kan vaak. De levering moet dan wel vooraf zijn aangemeld en voorzien zijn van de juiste artikel- en ordergegevens.
Beschadigde producten worden meestal apart gezet en gemeld. Daarna wordt samen bepaald of ze retour gaan, worden hersteld of worden afgeboekt.
Vaak wel. De kosten hangen meestal af van de manier van aanleveren, het aantal artikelen en hoeveel controle of handwerk nodig is.